تضمین موفقیت برگزاری جلسات کسب و کار تان به صورت حضوری و چهره به چهره با مشتری بالقوه، مشکل است و برنامه‌ریزی و شرکت در آن، پر دردسر و پرهزینه هستند. با این حال، به رغم میلیون‌ها دلار که صرف ابزارهای ارائه‌ی برخط از قبیل وب اکس، گو تو میتینگ، و جوین‌می می‌شود، هیچ‌کدام نمی‌توانند به‌اندازه‌ی جلسات حضوری با مشتریان بالقوه تأثیرگذار باشند.
می‌توانید تصور کنید که یک کسب و کار بزرگ مثل اپل اعلام کند، ساعت جدید خود با عنوان اپل‌واچ را از طریق وب اکس معرفی‌خواهد کرد؟ البته که خیر. جلسات حضوری، به فروشنده اجازه می‌دهد تا با فتار ذهنی خریدار، مواردی از قبیل زبان بدن و نکات دقیق و ظریف سیاسی را درک کند که با گسترش کارزار فروش محصول، مفید خواهند بود. مشتری بالقوه، می‌بیند که گروه فروش، افراد حرفهای باصلاحیت و معتبری هستند که می‌توانند به خریدار کمک کنند تا بیندیشد و مشکلات موجود خود را حل و فصل کند.
در زیر هفت گام ارائه شده است که بهترین جلسات حضوری را برای کسب و کار خود برگزار کنید.
۱.پیش‌آهنگ باشید، آماده باشید.
قبل از ورود به اتاق کنفرانس، چند دقیقه قبل از زمان شروع، متوجه می‌شوید که یکی از دستگاه‌ها خراب است. به همین دلیل، مجبور می‌شوید با پروژکتور و وای‌فای موبایل خودتان ارائه کنید. در این مرحله، همیشه چیزی وجود دارد که خراب از کار در‌می‌آید، لذا برای این اتفاقات آماده باشید.
۲.رسوم ابزارهای الکترونیک.
تلفن خود را خاموش‌کنید. در حالت سکوت قرار ندهید، آن را خاموش‌کنید. اگر روی تبلت یادداشت‌برداری می‌کنید، صدای صفحه‌ی لمسی آن را ساکت کنید. هر کسی که ارائه می‌کند باید اطمینان حاصل کند که دریافت پست الکترونیک خود را غیرفعال کرده است. این‌که اعلامیه‌ی دریافت پست الکترونیکی جدید، ارائه‌ی شما را خراب کند، بسیار اتفاق نامناسبی خواهد بود.
۳.کلیف نوت (نوعی راهنمای دانش‌آموزان در امریکا که به صورت کاغذی یا برخط در دسترس است) به حاضرین بدهید.
آن‌چه را مخاطبان می‌خواهند یاد بگیرند به آنها منتقل‌کنید و جلسه را پربار کنید. به آنها قول بدهید که دستور جلسه را به نحوی ساختاردهی کرده‌اید که زمان آنها به شکل بهینه‌ای صرف خواهد شد و ۱۵ دقیقه قبل از خاتمه‌ی جلسه نتیجه‌گیری ارائه خواهید کرد. به آنها بگویید که خوشحال هستید برای پاسخ به سوالات دیگر، منتظر آنها خواهید ماند. بیشتر موارد، شما درخواهید یافت که تعداد کمی از مخاطبان، بعد از زمان خاتمه جلسه، در جلسه باقی می‌مانند.
۴.معرفی‌ها را مدیریت کنید.
اگر مخاطبان زیادی وجود دارند، از معرفی میزگردی اجتناب کنید. این کار، بخش زیادی از زمان ارزشمند شما را خواهد گرفت. برگه‌ی ثبت ورودی را دور میز بچرخانید تا نیازهای شما تامین شود. هم‌چنین، باید شناخت مناسبی نسبت به گروه‌های شرکت‌کننده داشته باشید. در ذهن داشته باشید که تیم خریدار، یکدیگر را می‌شناسند.
۵.حرفهای اضافه را حذف کنید.
ارائه‌ی خود را با صفحه‌ای شروع نکنید که درباره‌ی تاریخچه یا ماهیت فعالیت یا دورنمای فعالیت شما مطالبی را بیان می‌کند. این کار، مطمئناً مخاطبان شما را کاهش خواهد داد. آنها به قدری از شما شناخت دارند که به شما اجازه داده‌اند وارد ساختمان آنها شوید و صرفاً می‌خواهند پیشنهاد شما را بشناسند، نه شرکت شما را.
۶.با اصالت صحبت کنید.
درباره‌ی پیشنهاد خود، توصیف ارائه کنید. در بافتار راه‌حلی جامع‌تر، از پیشنهاد خود صحبت کنید. درباره‌ی قوت‌ها و فرصت‌های بهبود پیشنهاد خود با شفافیت صحبت کنید. تمایل برای مشارکت با یکدیگر برای از بین بردن شکاف‌های احتمالی شناسایی شده را اعلام کنید.
۷.فرد تاثیرگذار را بیابید.
مواقع بسیاری، مهم‌ترین صدای اعضای تیم مشتری را شناسایی می‌کنید که در منشور سازمانی مربوطه، موقعیت مشابهی ندارد. این مورد، مثالی کلاسیک از قدرت سلسله مراتبی در برابر قدرت اثرگذاری است. مطمئن شوید که از فضای اتاق، این افراد را شناسایی کرده‌اید. آنها می‌توانند در سکوت، به شما آسیب برسانند یا به تلاش‌های شما کمک کنند.
نخستین ارائه‌ی حضوری، شامل مشکلات زیادی می‌شود. لذا، فرصت خود را برای نخستین ارائه از دست ندهید. آماده شدن، رسوم ارائه، اصالت، و مشارکت دادن مخاطبان، برگ‌های برنده‌ی شما هستند که می‌توانند مجوز ورود به جلسات بعدی را به شما بدهند.
منبع: بازده